Несмотря на реформы последних лет, направленных на сокращение количества контролирующих органов, число последних все еще остается внушительным. По данным Кабинета Министров Украины, 27 центральных исполнительных органов власти в Украине имеют контролирующие функции в различных сферах хозяйственной деятельности (количество которых значительно больше).
Порядок проведения проверок большинством контролирующих органов урегулирован Законом Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности». Но в тоже время проверки многих госорганов (в частности, налоговой, АМКУ, Госархстройинспекции, Госфининспекции, Госинспекции труда, НБУ и других) не подпадают под действие указанного закона и регулируются специальными законами и подзаконными актами.
Но, тем не менее, между всеми этими проверками есть много общего, что позволяет создать определенный обобщенный алгоритм действий при появлении проверяющих, и именно такой алгоритм представлен ниже.
Этап первый: знакомство
Все сотрудники предприятия должны быть проинформированы о порядке действий в случае проверки. При появлении проверяющих, работники должны незамедлительно уведомить об этом руководителя предприятия или его заместителя. Контролирующие органы обязаны проводить проверки в присутствии директора предприятия, его заместителя или иного уполномоченного ими лица, а потому допускать проверяющих к проверке до пояснения уполномоченного лица предприятия (а тем более, без его уведомления) работникам нужно запретить.
При проведении проверки рекомендуется включить видеокамеры и/или диктофон и проинформировать представителей контролирующего органа о том, что идет съемка. Напр., «Господа проверяющие, это видеокамера (диктофон). Он (она) включен(а)».
Альтернатива: установить стационарную видеокамеру при входе в офис и в самом офисе. Впрочем, поскольку угол обзора стационарной видеокамеры ограничен и, к тому же, она нечетко фиксируют звук, то дополнительно к ней советуем использовать переносную персональную видеокамеру. Можно использовать даже те, что встроены в мобильный телефон.
Поздоровавшись с проверяющими, необходимо попросить их показать служебные удостоверения, удостоверяющие их личность и правовой статус. Отказ от предоставления удостоверения является основанием для недопуска проверяющих к проверки.
Переписать или иным образом зафиксировать данные служебных удостоверений и изучить их содержание. При этом стоит обратить внимание на название органа, выдавшего служебное удостоверение и срок его действия. Бывает так, что на проверку приходят работники органов, юрисдикция которых не распространяется на территорию, где находится предприятие. Или же с просроченными удостоверениями. Кроме того, стоит сверить соответствие фото проверяющего на служебном удостоверению с его внешним видом, наличие на удостоверении даты выдачи, печати и подписи руководителя и данных по должности проверяющего.
Также можно позвонить непосредственно в контролирующий орган, который пришел на проверку и проверить, действительно ли лица, предъявившие служебные удостоверения, являются сотрудниками этого органа.
Лицам, удостоверения которых не вызывают доверия, являются просроченными или не дают права на осуществление проверок предприятия, следует отказать в допуске к проверке.
Попросить у проверяющих приказ и направление на проверку. Проверяющие обязаны не только предъявить оригинал направления (иногда его называют удостоверением) на проверку, но и предоставить его копию. При налоговой проверке проверяющие обязаны предъявить или направить не только направление на проведение проверки, но и приказ о его назначении.
Этап второй: проверка проверяющих
Проверить наличие в направлении и приказе необходимых реквизитов и их соответствие действительности.
В направлении на проведение проверки обязательно должно быть указано:
- дата выдачи направления;
- орган государственного надзора, который его выдал;
- наименование предприятия или фамилия, имя, отчество физического лица-предпринимателя, проверка которого осуществляется;
- местонахождение (при налоговой проверке - также код ЕГРПОУ) предприятия или его обособленного подразделения фамилия, имя, отчество физического лица-предпринимателя, проверка которого осуществляется;
- номер и дата выдачи приказа, на основании которого осуществляется проверка;
- перечень должностных лиц, принимающих участие в проверке с указанием их должностей, фамилий, имен и отчество;
- дата начала и дата окончания проверки (при налоговых проверках - продолжительность проверки);
- тип проверки (плановая или внеплановая);
- вид проверки (проверка, ревизия, обследование, осмотр, инспектирования и т.д., при налоговых проверках: документальная или фактическая);
- основания для проверки (исчерпывающий перечень таких оснований установлено законами Украины);
- предмет (цель) проверки (за определенный период или по определенных обстоятельствах);
- информация о проведении предварительной проверки (тип и срок ее осуществления) (не указывается в направлении на налоговую проверку);
- подпись руководителя (его заместителя) и печать контролирующего органа.
В приказе на проведение проверки должно быть указано наименование субъекта хозяйствования или фамилия, имя, отчество физического лица-предпринимателя, проверка которого осуществляется и предмет проверки (перечень вопросов, которые должны быть исследовании в ходе ее проведения). В приказе на проведение налоговой проверки дополнительно указывается дата выдачи; орган, который его выдал; местонахождение предприятия, дата начала и продолжительность проверки; цель и вид проверки; период деятельности, будет проверяться.
Также советуем сверить данные направления и приказа на проверку, а также сверить данные направления на проверку и данные служебных удостоверений. В случае отсутствия в направлении и/или в приказе на проверку вышеуказанных сведений и/или в случае несоответствия указанных сведений объективным обстоятельствам действительности есть все основания для отказа в допуске проверяющих к проверке.
Проверить соблюдение требований к назначению и проведению проверок.
В случае проведения плановой проверки следует проверить наличие предприятия в план-графике проверок на текущий год (должен быть размещен на сайте контролирующего органа, а со временем – еще и в интегрированной автоматизированной системе государственного надзора (контроля)). Также стоит проверить получения предупреждения о ее проведении не позднее, чем за 10 дней до дня осуществления проверки.
Если предупреждения о проведении плановой проверки не поступало и/или если предприятие не включено в план-график проверок, в допуске проверяющих к проверке можно отказать. Кроме того, основанием для отказа в допуске к плановой проверке после вступления в силу изменений к Закону о проверках может быть нарушение установленных требований к периодичности такой проверки и/или отсутствие на официальном сайте контролирующего органа данных об унифицированной форме акта, в которой предусматривается перечень вопросов в зависимости от степени риска.
В случае проведения внеплановой проверки необходимо проверить соответствие оснований, указанным в направлении, требованиям закона. Также в этом случае стоит запросить копии документов, послуживших основанием для проведения проверки (например., копии жалоб, на основании которых был назначен проверку). Копии таких документов проверяющие, как правило, обязаны предоставить (не касается налоговых и других проверок, указанных выше). Непредоставление таких документов является основанием для отказа в допуске проверяющих.
Также в допуске проверяющим можно отказать в случае, если они проводят внеплановую проверку по факту, который уже был предметом проверки.
Проверить соответствие требованиям закона сроков проведения проверки, указанных в направлении.
Срок проведения плановой проверки, как правило, не может превышать 15 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства - 5 рабочих дней без права продления. Однако срок проведения плановых налоговых проверок может достигать 30 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства - 20 рабочих дней, и может быть продлен еще максимум на 10 и 5 рабочих дней соответственно.
Срок проведения внеплановой проверки, как правило, не может превышать 10 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства - 2 рабочих дней без права продления. Однако срок проведения внеплановых налоговых проверок может достигать 15 рабочих дней, а для субъектов малого предпринимательства - 2 рабочих дней, и может быть продлен еще максимум на 5 и 2 рабочих дней соответственно.
Этап третий: допустить или отказать
При отсутствии у проверяющих вышеуказанных документов, несоответствии указанных в них данных требованиям закона или возникновении других сомнений в законности проведения проверки и достоверности предоставленных проверяющими документов, предприятие имеет полное право отказать в допуске проверяющих к проверке.
В этом случае представители контролирующих органов должны составить акт об отказе в допуске к проверке. Также они могут составить на должностных лиц предприятия, отказавшим им в проверке, административный протокол по факту невыполнения законных, с точки зрения проверяющих, требований должностных лиц контролирующего органа.
Если проверяющие, несмотря на отказ в допуске к проверке, вместо составления соответствующих актов и протоколов, предпримут попытки силового проникновения на предприятие, стоит немедленно вызывать полицию. Также в этом случае стоит позвонить по номеру горячей линии соответствующего контролирующего органа и рассказать о случившемся.
Если же будет принято решение о допуске проверяющих к проверке, то стоит попросить их расписаться в журнале регистрации проверок (если такой журнал есть). Форма и порядок ведения журнала посещения субъектов предпринимательской деятельности контролирующими органами (Журнал регистрации проверок) утверждены приказом Госпредпринимательства от 10.08.1998 г. № 18.
Расписаться в каком журнале проверяющие обязаны только в случае его наличия. Отказ представителя контролирующего органа от подписи в журнале регистрации проверок является основанием для недопуска его к проверке. Одновременно, наличие подписей проверяющих в журнале регистрации проверок является дополнительным способом фиксации факта прибытия контролирующих органов.
Этап четвертый: проверка и ее последствия
В ходе проверки следует осторожно показывать документы, которые требуются, но не менее осторожно отвечайте на вопросы. Помните, что проверяющие могут запрашивать только те документы, которые касаются предмета проверки и компетенции конкретного органа. Поэтому, например, СЭС не может требовать предоставления налоговой отчетности или пожарных документов, а пожарные - санитарных или трудовых книжек. Кроме того, если, например, проверка проводится в связи с поступлением от конкретного лица обращения о нарушении его прав, то проверка должна касаться именно изложенных в этом обращении обстоятельств, а не деятельности предприятия в целом.
Перед тем, как давать проверяющим те или иные документы следует несколько раз подумать, прежде чем принять решение об их выдаче. Так же осторожным стоит быть и с ответами на вопросы проверяющих органов. Лучше всего, если на случай проверки у предприятия уже есть более или менее похожая на правду история, прикрывающая недостатки в его деятельности, которая может быть подтверждена документально. Если нет – лучше уклонится от ответов на вопрос или игнорировать его. Также можно сослаться на ст. 63 Конституции о праве отказаться от показаний в отношении себя и членом своей семьи. Кроме того, изменениями в Закон о проверках предусмотрено, что предприятия и их должностные лица не несут ответственности за отказ от дачи пояснений относительно деятельности предприятия.
Внимательно следите за проверяющими и фиксируйте все их действия.
Видеокамера и/или диктофон в течение всего времени проверки должны быть включены и неотрывно следовать за проверяющими. Рядом с ними постоянно должен быть, как минимум, один из надежных сотрудников, который бы фиксировал их действия, но при этом не отвечал на вопросы проверяющих, направляя их к директору (его заместителя). А еще лучше - посадить проверяющих в отдельную комнату (угол комнаты) и самостоятельно приносить им документы, которые ими требуют.
Осмотр сейфов, ящиков и шкафов без Вашего согласия, а также изъятие оригиналов любых документов может осуществляться только органами досудебного следствия или по их поручению и только на основании решения суда и в присутствии, как минимум, двух понятых, которые не могут быть Вашими сотрудниками или лицами, пришедшие вместе с проверяющими.
Требуйте получения документа, составленного по результатам проверки. Результаты проверки должны быть отражены в акте проверки (при налоговых проверках вместо акта может быть составлена справка об отсутствии нарушений).
В последний день проверки два экземпляра акта должны быть подписаны представителями контролирующего органа, проводившего проверку, и субъектом хозяйствования или уполномоченным им лицом. Один экземпляр акта проверки должен быть вручен субъекту хозяйствования, а другой остается у контролирующего органа.
Перед тем как подписывать акт, составленный по результатам проверки, следует внимательно ознакомиться с ним. В случае наличия каких-либо замечаний по ходу проверки и ее результатов - отразить их в акте проверки. Такие замечания будут неотъемлемой частью акта проверки и должны учитываться контролирующим органом при вынесении решения по результатам проверки.
После ознакомления с актом и внесение в него своих замечаний, можно смело его подписывать. Отказ от подписания акта проверки не даст субъекту хозяйствования никаких преимуществ. В таком случае контролирующие органы будут иметь возможность проставить отметку об отказе от подписания акта.
В случае несогласия с решением, принятым по результату проверки – обжаловать его в порядке, предусмотренном законом.
Заключение
Конечно, вышеуказанный алгоритм является достаточно общим и нуждается в корректировке в зависимости от того, какой именно контролирующий орган и по какому вопросу пришел. Кроме того, большая его часть не касается визитов правоохранительных органов, которые осуществляют не проверки, а следственные действия. Но, тем не менее, надеемся, что этот алгоритм будет полезен для многих предприятий и случаев незаконных проверок в Украине будет меньше.