Незважаючи на реформи останніх років, спрямованих на скорочення кількості контролюючих органів, число останніх все ще залишається значним. За даними Кабінету Міністрів України, 27 центральних виконавчих органів влади в Україні мають контролюючі функції в різних сферах господарської діяльності (кількість яких значно більше).
Порядок проведення перевірок більшістю контролюючих органів врегульовано Законом України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності». Але в той же час перевірки багатьох держорганів (зокрема, податкової, АМКУ, Держархбудінспекції, Держфінінспекції, Держінспекції праці, НБУ та інших) не підпадають під дію зазначеного закону і регулюються спеціальними законами і підзаконними актами.
Але, тим не менше, між усіма цими перевірками є багато спільного, що дозволяє створити певний узагальнений алгоритм дій при появі перевіряючих, і саме такий алгоритм представлений нижче.
Етап перший: знайомство
Всі працівники підприємства мають бути проінформовані про порядок дій у разі перевірки. При появі перевіряючих, працівники повинні негайно повідомити про це керівника підприємства або його заступника. Контролюючі органи зобов'язані проводити перевірки в присутності директора підприємства, його заступника або іншої уповноваженої ними особи, а тому допускати перевіряючих до перевірки до появи уповноваженої особи підприємства (а тим більше, без його повідомлення) працівникам потрібно заборонити.
При проведенні перевірки рекомендується включити відеокамери та/або диктофон і проінформувати представників контролюючого органу про те, що йде зйомка. Напр., «Панове перевіряючі, це відеокамера (диктофон). Він (вона) включений (а).».
Альтернатива: встановити стаціонарну відеокамеру при вході в офіс і в самому офісі. Втім, оскільки кут огляду стаціонарної відеокамери обмежений і, до того ж, вона нечітко фіксує звук, то додатково до неї радимо використовувати переносну персональну відеокамеру. Можна використовувати навіть ту, що вбудована в мобільний телефон.
Привітавшись з перевіряючими, необхідно попросити їх показати службові посвідчення, що посвідчують їх особу та правовий статус. Відмова від надання посвідчення є підставою для недопуску перевіряючих до перевірки.
Переписати або іншим чином зафіксувати дані службових посвідчень і вивчити їх зміст. При цьому варто звернути увагу на назву органу, що видав службове посвідчення і строк його дії. Буває так, що на перевірку приходять працівники органів, юрисдикція яких не поширюється на територію, де знаходиться підприємство. Або ж з простроченими посвідченнями. Крім того, варто звірити відповідність фото перевіряючого на службовому посвідченню з його зовнішнім виглядом, наявність на посвідченні дати видачі, печатки та підпису керівника і даних за посадою перевіряючого.
Також можна зателефонувати безпосередньо до контролюючого органу, який прийшов на перевірку і перевірити, чи дійсно особи, які пред'явили службові посвідчення, є співробітниками цього органу.
Особам, посвідчення яких не викликають довіри, є простроченими або не дають права на здійснення перевірок підприємства, слід відмовити в допуску до перевірки.
Попросити у перевіряючих наказ та направлення на перевірку. Перевіряючі зобов'язані не тільки пред'явити оригінал направлення (іноді його називають посвідченням) на перевірку, а й надати його копію. При податковій перевірці перевіряючі зобов'язані пред'явити або направити не тільки направлення на проведення перевірки, а й наказ про його призначення.
Етап другий: перевірка перевіряючих
Перевірити наявність в направлені і наказі необхідних реквізитів і їх відповідність дійсності.
У направленні на проведення перевірки обов'язково має бути зазначено:
- дата видачі направлення;
- орган державного нагляду, який його видав;
- найменування підприємства або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи-підприємця, перевірка якого здійснюється;
- місцезнаходження (при податковій перевірці - також код ЄДРПОУ) підприємства або його відокремленого підрозділу прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи-підприємця, перевірка якого здійснюється;
- номер і дата видачі наказу, на підставі якого здійснюється перевірка;
- перелік посадових осіб, які беруть участь у перевірці із зазначенням їх посад, прізвищ, імен та по батькові;
- дата початку та дата закінчення перевірки (при податкових перевірках - тривалість перевірки);
- тип перевірки (планова або позапланова);
- вид перевірки (перевірка, ревізія, обстеження, огляд, інспектування тощо, при податкових перевірках: документальна або фактична);
- підстави для перевірки (вичерпний перелік таких підстав встановлено законами України);
- предмет (мета) перевірки (за певний період або за певних обставин);
- інформація про проведення попередньої перевірки (тип і термін її здійснення) (не вказується в направленні на податкову перевірку);
- підпис керівника (його заступника) та друк контролюючого органу.
У наказі на проведення перевірки має бути зазначено найменування суб'єкта господарювання або прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи-підприємця, перевірка якого здійснюється і предмет перевірки (перелік питань, які повинні бути дослідженні в ході її проведення). У наказі на проведення податкової перевірки додатково вказується дата видачі; орган, який його видав; місцезнаходження підприємства, дата початку та тривалість перевірки; мета і вид перевірки; період діяльності, який буде перевірятися.
Також радимо звірити дані направлення і наказу на перевірку, а також звірити дані направлення на перевірку та дані службових посвідчень. У разі відсутності в направлені та/або в наказі на перевірку вищевказаних відомостей та/або в разі невідповідності зазначених відомостей об'єктивним обставинам дійсності є всі підстави для відмови в допуску перевіряючих до перевірки.
Перевірити дотримання вимог до призначення і проведення перевірок.
У разі проведення планової перевірки слід перевірити наявність підприємства в план-графіку перевірок на поточний рік або поточний квартал (повинен бути розміщений на сайті контролюючого органу). Також варто перевірити отримання попередження про її проведення не пізніше, ніж за 10 днів до дня здійснення перевірки.
Якщо попередження про проведення планової перевірки не надходило та/або якщо підприємство не включено в план-графік перевірок, у допуску перевіряючих до перевірки можна відмовити.
У разі проведення позапланової перевірки необхідно перевірити відповідність підстав, зазначеним у направленні, вимогам закону. Також в цьому випадку варто запросити копії документів, що стали підставою для проведення перевірки (наприклад., копії скарг, на підставі яких було призначено перевірку). Копії таких документів перевіряючі, як правило, зобов'язані надати (не стосується податкових і інших перевірок, зазначених вище). Ненадання таких документів є підставою для відмови в допуску перевіряючих.
Також в допуску перевіряючим можна відмовити в разі, якщо вони проводять позапланову перевірку за фактом, який вже був предметом перевірки.
Перевірити відповідність вимогам закону термінів проведення перевірки, які зазначені в направленні.
Строк проведення планової перевірки, як правило, не може перевищувати 15 робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - 5 робочих днів без права продовження. Однак термін проведення планових податкових перевірок може досягати 30 робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - 20 робочих днів, і може бути продовжений ще максимум на 10 і 5 робочих днів відповідно.
Строк проведення позапланової перевірки, як правило, не може перевищувати 10 робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - 2 робочих днів без права продовження. Однак термін проведення позапланових податкових перевірок може досягати 15 робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - 2 робочих днів, і може бути продовжений ще максимум на 5 і 2 робочих днів відповідно.
Етап третій: допустити або відмовити
В разі відсутності у перевіряючих вищевказаних документів, невідповідності зазначених у них даних вимогам закону або виникненні інших сумнівів у законності проведення перевірки та достовірності наданих перевіряючими документів, підприємство має повне право відмовити в допуску перевіряючих до перевірки.
У цьому випадку представники контролюючих органів повинні скласти акт про відмову в допуску до перевірки. Також вони можуть скласти на посадових осіб підприємства, які відмовили їм у перевірці, адміністративний протокол за фактом невиконання законних, з точки зору перевіряючих, вимог посадових осіб контролюючого органу.
Якщо перевіряючі, незважаючи на відмову в допуску до перевірки, замість складання відповідних актів і протоколів, зроблять спроби силового проникнення на підприємство, варто негайно викликати поліцію. Також в цьому випадку варто зателефонувати за номером гарячої лінії відповідного контролюючого органу і розповісти про те, що трапилося.
Якщо ж буде прийнято рішення про допуск перевіряючих до перевірки, то варто попросити їх розписатися в журналі реєстрації перевірок (якщо такий журнал є). Форма і порядок ведення журналу відвідування суб'єктів підприємницької діяльності контролюючими органами (Журнал реєстрації перевірок) затверджені наказом Держпідприємництва від 10.08.1998 р № 18.
Розписатися в якому журналі перевіряючі зобов'язані тільки в разі його наявності. Відмова представника контролюючого органу від підпису в журналі реєстрації перевірок є підставою для недопуску його до перевірки. Одночасно, наявність підписів перевіряючих в журналі реєстрації перевірок є додатковим способом фіксації факту прибуття контролюючих органів.
Етап четвертий: перевірка та її наслідки
Під час перевірки слід обережно показувати документи, які вимагаються перевіряючими, і не менш обережно відповідати на питання. Пам'ятайте, що перевіряючі можуть запитувати тільки ті документи, які стосуються предмета перевірки і компетенції конкретного органу. Тому, наприклад, СЕС не може вимагати надання податкової звітності або пожежних документів, а пожежники - санітарних або трудових книжок. Крім того, якщо, наприклад, перевірка проводиться в зв'язку з надходженням від конкретної особи звернення про порушення його прав, то перевірка повинна стосуватися саме викладених в цьому зверненні обставин, а не діяльності підприємства в цілому.
Перед тим, як давати перевіряючим ті чи інші документи слід кілька разів подумати, перш ніж прийняти рішення про їх видачу. Так само обережним варто бути і з відповідями на питання перевіряючих органів. Найкраще, якщо на випадок перевірки підприємство вже є більш-менш схожа на правду історія, що прикриває недоліки в його діяльності, яка може бути підтверджена документально. Якщо немає - краще ухилиться від відповідей на питання або ігнорувати його. Також можна послатися на ст. 63 Конституції про право відмовитися від показань щодо себе та членом своєї сім'ї.
Уважно стежте за перевіряючими і фіксуйте всі їхні дії.
Відеокамера та/або диктофон протягом усього часу перевірки повинні бути ввімкнені і невідривно слідувати за перевіряючими. Поруч з ними постійно повинен бути, як мінімум, один з надійних співробітників, який би фіксував їх дії, але при цьому не відповідав на запитання перевіряючих, направляючи їх до директора (його заступника). А ще краще - посадити перевіряючих в окрему кімнату (куток кімнати) і самостійно приносити їм документи, які ними вимагаються.
Огляд сейфів, ящиків та шаф без Вашої згоди, а також вилучення оригіналів будь-яких документів може здійснюватися тільки органами досудового слідства або за їх дорученням і тільки на підставі рішення суду та в присутності, як мінімум, двох понятих, які не можуть бути Вашими співробітниками або особами , що прийшли разом з перевіряючими.
Вимагайте отримання документа, складеного за результатами перевірки. Результати перевірки повинні бути відображені в акті перевірки (при податкових перевірках замість акта може бути складено довідку про відсутність порушень).
В останній день перевірки два примірники акта повинні бути підписані представниками контролюючого органу, який проводив перевірку, та суб'єктом господарювання або уповноваженою ним особою. Один примірник акта перевірки повинен бути вручений суб'єкту господарювання, а другий залишається у контролюючого органу.
Перед тим як підписувати акт, складений за результатами перевірки, слід уважно ознайомитися з ним. У разі наявності будь-яких зауважень під час перевірки та щодо її результатів - відобразити їх в акті перевірки. Такі зауваження будуть невід'ємною частиною акта перевірки та повинні враховуватися контролюючим органом при винесенні рішення за результатами перевірки.
Після ознайомлення з актом і внесення в нього своїх зауважень, можна сміливо його підписувати. Відмова від підписання акта перевірки не дасть суб'єкту господарювання ніяких переваг. В такому випадку контролюючі органи матимуть можливість проставити відмітку про відмову від підписання акта.
У разі незгоди з рішенням, прийнятим за результатом перевірки - оскаржити його в порядку, передбаченому законом.
Висновок
Звичайно, вищевказаний алгоритм є досить загальним і потребує корегування в залежності від того, який саме контролюючий орган і з якого питання прийшов. Крім того, велика його частина не стосується візитів правоохоронних органів, які здійснюють не перевірки, а слідчі дії. Але, тим не менш, сподіваємося, що цей алгоритм буде корисний для багатьох підприємств і випадків незаконних перевірок в Україні буде менше.