После вступления в силу нового порядка осуществления государственного контроля за соблюдения трудового законодательства, утвержденного постановлением КМУ от 26.04.2017 № 295, проверки (а точнее, инспекционные посещения, используя терминологию указанного постановления) по вопросам труда стали одними из наиболее опасных видов госконтроля. Предусмотренное этим документом увеличение полномочий инспекторов труда и, что тоже важно, их количества (проводить проверки теперь могут должностные лица не только Гоструда и ее территориальных органов, но и исполкомов местных советов) существенно повышает риск такого рода проверок.
При этом, несмотря на очевидность повышения внимания государства к вопросам соблюдения трудового законодательства, многие предприятия и предприниматели все еще не готовы к таким проверкам. Во многих случаях у них нет ни минимального набора необходимых документов, ни согласованной с работниками позиции («легенды»). Это, а также экономия на грамотной юридической поддержке при подготовке документов, при проведении проверки и/или при обжаловании ее результатов, приводят к печальным последствиям в виде больших (до 320 000 грн.) штрафов.
О том, как уменьшить вероятность проведения на предприятии проверки, в первую очередь в форме инспекционного посещения, по вопросам труда и как минимизировать возможные негативные последствия от ее проведения, в том числе, если штрафы таки были наложены – в этой статье.
Как подготовится к проверке?
При подготовке к проверкам по вопросам труда в первую очередь, необходимо правильно оформить правоотношения со всеми работниками, задействованными на предприятии. Ведь за допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта), оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время и/или выплату зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ и налогов ст. 265 КЗоТ предусмотрен один из наибольших штрафов - 30 минимальных зарплат (96 000 грн.).
Правоотношения с сотрудниками можно урегулировать на основании трудового договора (ТД), на основании гражданско-правового договора (ГПД) или путем регистрации таких сотрудников в качестве физических лиц –предпринимателем (ФЛП) в зависимости от обстоятельств.
По ТД работник обязуется выполнять соответствующую работу, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель — выплачивать зарплату не ниже минимальной и обеспечивать необходимыми условиями труда, предусмотренными законодательством о труде и трудовым договором. При этом работника принимают на работу для выполнения определенной работы (определенных функций) по конкретной квалификации, профессии, должности. За нарушение своих обязанностей работник несет дисциплинарную и ограниченную материальную ответственность.
В то же время, при ГПД оплачивается не процесс труда, а его результат. Он определяется после окончания работы и оформляется актами сдачи-приема выполненных работ (предоставленных услуг), на основании которых осуществляется их оплата. При этом процесс организации трудовой деятельности остается за его рамками (работник может выполнять работу в любой удобный для него промежуток отведенному ему времени). В случае неполучения требуемого результата работник может не получить оговоренную договором сумму или получить ее в неполном объеме, а также несет риски материальной ответственности за причиненные заказчику убытки.
Исходя из этого, с теми сотрудниками, которые постоянно находятся на территории предприятия и в отношении работы которых важнее сам процесс, нежели результат, правильнее оформлять ТД. Это, конечно, более дорогое решение, но зато оно наиболее законно и, к тому же, позволяет контролировать работника и процесс выполнения им работы.
Но если этого не было сделано (или нецелесообразно делать), то оформление ГПД является самым удобным выходом из ситуации. Ведь выплата вознаграждения по ГПД может осуществляться и после выполнения оговоренного объема работы. До окончания же работ никаких обязательств у предприятия перед работником (исполнителем) нет: НДФЛ и ЕСВ с него они удерживать не должны. К тому же, размер оплаты может быть существенно ниже минимальной зарплаты.
Что же касается варианта с оформлением сотрудника в качестве ФЛП, то этот вариант особенно выгоден на работах, позволяющих дать сотрудникам большой объем свободы при широком контакте с людьми (напр., в салонах красоты, в розничной торговле, в ресторанах, курьерской службе и т. д.). Этот вариант оформления правоотношений дает возможность «работодателю» зарабатывать на сдаче в аренду торговых или рабочих мест, права на использование торговой марки, оборудования и софта, а сотрудникам – свободу в выборе способа привлечения и обслуживания клиента и возможность получить больший заработок, чем при фиксированной зарплате.
Также важное значение имеет наличие общей «легенды». То есть, объяснения того, почему те или иные неоформленные сотрудники находятся на территории (в офисе, помещении) предприятия. Такая «легенда», конечно, должна быть не только общей, но и правдоподобной. Выбор соответствующей «легенды» стоит делать исходя из существующих условий работы на предприятии и нахождения тех или иных лиц на его территории.
Кроме того, нужно помнить о необходимости правильного документального оформления соответствующих правоотношений. Для заключения ГПД достаточно письменно заключить договор с сотрудником. ТД можно оформить либо письменным документом, либо заявление и приказом, но при этом нужно обязательно уведомить о принятии работника орган ДФС и внести соответствующую запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если же выбран вариант с ФЛП, то соответствующий сотрудник должен зарегистрироваться в соответствующем качестве и, желательно, перейти на упрощенную систему налогообложения.
Что касается иных аспектов соблюдения трудового законодательства, то в случае, если был избран вариант с ТД, необходимо уделять особое внимание:
- соблюдению срокам выплаты зарплаты и иных выплат работникам (иначе возможен штраф до 9 600 грн., пеня и, при наличии умысла, даже уголовная ответственности);
- гарантиям в оплате труда (ЗП не должна быть меньше минимальной, иначе возможен штраф в размере 32 000 грн.);
- гарантиям и льготам мобилизированных сотрудников (иначе возможен штраф до 32 000 грн.).
Как уменьшить риск проведения проверки?
Риски, связанные с возможностью проведения трудовых проверок и их последствиями, в значительной степени зависят от микроклимата в трудовом коллективе.
Если атмосфера в коллективе здоровая, и все понимают выгоды и преимущества той системы организации труда, которая сложилась на предприятии, то риск жалоб, которые могут стать основанием для проверки, как и вероятность отрицательных последствий таких проверок существенно снижаются.
Если же члены трудового коллектива не довольны организацией труда со стороны работодателя и видят явные нарушения их прав с его стороны, то они вполне могут написать соответствующую жалобу в инспекцию Гоструда. И именно такие жалобы со стороны действующих и бывших работников имеют наибольшие шансы нанести вред предприятию. Зная систему изнутри, они могут указать и на неоформление правоотношений с ними, и на несоответствие условий договоров реалиям, и на «зарплаты в конвертах». Причем чем больше таких жалоб будет, и чем более точны и правдивее они будут, тем более плохи дела работодателя.
Поэтому во избежание трудовых проверок нужно, в первую очередь, провести правильную психологическую и юридическую работу с персоналом. Так можно будет не только избежать проверок, но и уменьшить вероятность «сдачи» интересов предприятия со стороны работников в ходе их проведения.
Помимо жалоб работников и других физлиц, чьи трудовые права были нарушены, основанием для проведения проверок в форме посещений могут быть, в том числе, следующие обстоятельства, выявленные органами ДФС, Пенсионного фонда или Госстата:
- несоответствие количества работников работодателя объемам производства (выполненных работ, предоставленных услуг) к средним показателям по соответствующим видам экономической деятельности. Другими словами, не может предприятие с одним или парочкой работающих выполнять/предоставлять несоразмерно большой объем работ/услуг;
- наличие 30 % и более работников, работающих на условиях ГПД (имеются ввиду те работники, за которых по условиям таких договоров будет уплачиваться ЕСВ, поскольку иных ПФУ выявить не сможет);
- наличие работников, работающих у одного работодателя по ГПД более года;
- сокращение за месяц 10 % и более работников на предприятиях с численностью работающих более 20;
- увеличение в течение месяца количества работающих на условиях неполного рабочего времени на 20% и более;
- отсутствие начислений заработной платы в отчетном месяце в связи с отпусками без сохранения зарплаты;
- начисление зарплаты ниже минимальной;
- отсутствие индексации зарплаты;
- наличие задолженности по зарплате и/или ЕСВ.
Также основанием для инспекционных посещений могут быть другие нарушения трудового законодательства, выявленные в ходе налоговой проверки или правоохранительными органами, сообщения в СМИ или сети Интернет.
Исходя из этого, особое внимание необходимо уделять вопросам начисления и выплаты официальной зарплаты по ТД и доходов по ГПД. Зарплата по ТД должна быть выше минимальной, индексироваться и платится вовремя. А официальные доходы по ГПД – не постоянными и не массовыми. Также нужно уделять внимание процедурам сокращения штата, перевода на неполной рабочий день, отпускам без зарплаты и соотношению количества работающих с оборотами предприятия.
Как вести себя при проверке?
Если избежать проверки не удалось, то необходимо, как минимум, проследить за законностью ее проведения.
В первую очередь, нужно проверить служебное удостоверение инспектора труда (его инспектор обязан предъявить), внимательно изучив и, по возможности зафиксировав его содержимое (переписав или сфотографировав). Форма такого удостоверения утверждена приказом Минсоцполитики от 24.05.2017 № 866. Если у проверяющего отсутствует такое удостоверение или имеющееся удостоверение прострочено или не соответствует утвержденной форме, то предприятие имеет полное право отказать в допуске к проверке.
Также необходимо уточнить форму проверки. Если имеет место посещение в рамках ст. 259 КЗоТ и постановления Кабмина от 26.04.2017 № 295, то иных документов проверяющему не нужно (предупреждать о таких посещениях инспектор тоже не обязан). Если же проводится плановая или внеплановая проверка в рамках Закона «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в хозяйственной деятельности», то дополнительно должны быть предъявлены приказ и направление на проверку. Кроме того, плановая проверка должна быть включена в годовой план-график проверок, который публикуется на сайте территориального управления Гоструда.
Если документы инспектора в порядке, то отказывать ему в допуске к проверке не стоит. Особенно, если предметом такой проверки должны стать вопросы допуска работников к работе без оформления трудового договора, незаконное оформление их на неполное рабочее время и/или выплаты зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ и налогов. Ведь за такое ст. 259 КЗоТ предусмотрен штраф в размере 100 минимальных зарплат (320 000 грн.). За отказ же в допуске к проверке по иным вопросам штраф гораздо ниже: 3 минимальные зарплаты (9600 грн.).
В ходе проверки в форме посещения инспектор имеет право входить в любые помещения, где используется наемный труд; знакомиться с любыми документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде; фиксировать проведение посещения с помощью аудио-, фото и видеотехники; получить рабочее место для проведения конфиденциального разговора с работником. Создание существенных препятствий в реализации инспектором этих прав может трактоваться им как недопуск к проверке с соответствующими последствиями. При наличии угрозы безопасности инспектора, он также может вызвать себе на помощь правоохранителей.
В то же время, инспектор труда не может:
- требовать какие-либо документы или их копии для передачи третьим лицам;
- изымать оригиналы финансово-хозяйственных, бухгалтерских или иных документов, а также компьютеры и их части;
- разглашать коммерческие тайны или производственные процессы, с которыми он ознакомился при проверке;
- рассматривать или проверять вопросы, которые являются предметом рассмотрения в суде, а также проверять исполнение судебных решений.
Такие действия инспектора в ходе инспекционных посещений прямо запрещены и, при их выявлении, могут быть обжалованы.
Если до начала инспекционного посещения инспектор затребует от субъекта хозяйствования определенные документы (такое право у него теперь тоже есть), то игнорировать эти запросы не нужно. Наоборот, стоит использовать полученное время для подготовки таких документов. Если каких-либо документов не хватает, стоит попросить время для их предоставления, сославшись на то, что они находятся в другом месте.
Отсутствие документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде являются основанием для составления акта о невозможности проведения проверки в форме посещения. В этом случае предприятию должно быть предоставлено время для восстановления документов.
Отметим также, что подобный акт (о невозможности проведения посещения) составляется также в случаях наличия преград для проведения посещения и/или в случае отсутствия предприятия по юридическому адресу.
Дополнительно советуем в ходе проверки максимально осторожно отвечать на вопросы, желательно перед этим воспользовавшись юридической помощью. Отдельные аспекты проверок (в частности, посещение инспекторами помещений предприятий, ответы на вопросы и прочее) стоит снимать на видео. Также необходимо следить за сроками посещений: они не могут превышать 10 рабочих дней, а в отношении малых предприятий – 2 рабочих дней.
Как обжаловать результаты проверки?
По результатам проверки в форме посещения инспекторы обязаны составить акт, а при выявлении нарушений – предписание об их устранении. При несогласии с информацией, изложенной в акте, субъект хозяйствования может изложить свои замечания к нему. Также такие замечания могут быть поданы в течение 3 рабочих дней с даты подписания акта.
Советуем по возможности активно пользоваться этим правом и, заручившись юридической поддержкой, подавать соответствующие замечания к акту. На такие замечания инспекторы обязаны предоставить ответ в течение 3 рабочих дней с даты их получения.
Также существует возможность отказа от подписания акта проверки по результатам посещения. В этом случае инспекторы обязаны будут составить акты и предписания в трех экземплярах, два из которых будут отправлены субъекту хозяйствования. Последний обязан будет вернуть один из актов и предписания в течение 3 рабочих дней с даты их получения, иначе они будут считаться подписанными им.
Таким образом, за счет неподписания акта можно дополнительно выиграть время на подготовку замечаний к акту, их документальному и юридическому обоснованию.
Дополнительное время на устранение нарушений можно также получить в случае вынесения инспекторами по результатам посещений предписаний об устранении выявленных нарушений. В этом случае предприятию в предписании будет установлен срок, в течение которого оно должно устранить нарушение, чтобы не платить штраф. Но за использование труда неоформленных работников, несвоевременную или не в полном объеме выплаченную зарплату, несоблюдения минимальных гарантий в оплате труда штрафы могут накладываться одновременно с предписаниями об устранении соответствующих нарушений.
Обжаловать вынесенные по результатам посещений штрафы можно в административном и/или судебном порядке.
Административный порядок предусматривает подачу жалобы руководителю или заместителю руководителя территориального органа Гоструда. За подачу такой жалобы платить ничего не нужно. Подача такой жалобы возможна в течение 10 дней. Срок ее рассмотрения – до 30 дней. На период рассмотрения предписание или требование приостанавливают свое действие.
Судебный порядок обжалования предусматривает подачу административного иска в административный суд. За подачу такого иска нужно будет уплатить судебный сбор в размере 1 % от суммы штрафа для ФЛП и 1,5 % для юрлиц, но не менее 1 прожиточного минимума (1600 грн.). Подача иска возможна в течение 6 месяцев после получения акта, а если применялся административный порядок обжалования – 1 месяца после получения отказа в удовлетворении жалобы. Срок рассмотрения иска в суде первой инстанции - от 1 месяца до одного года, апелляция – еще от 1 до 6 месяцев. На период обжалования штрафные санкции не взыскиваются.
Вывод
Проверки по вопросам труда в форме инспекционных посещений ныне являются одними из наиболее внезапных форм государственного контроля. Такая проверка может нагрянуть в любой момент, так как поводов для нее хватает и предупреждать о ней инспектор не обязан. Более того, для проведения такой проверки инспектору достаточно иметь при себе удостоверения. При этом полномочия касательно аспектов проверки у него широкие, а санкции за выявленные нарушения – большие. Избежать их можно при помощи правильного оформления правоотношений с работниками, единства рабочего коллектива и грамотной юридической поддержке.