Як впоратися з перевірками Держпраці?

Після набрання чинності новим порядком здійснення державного контролю за дотримання трудового законодавства, затвердженим постановою КМУ від 26.04.2017 № 295, перевірки (а точніше, інспекційні відвідування, використовуючи термінологію зазначеної постанови) з питань праці стали одними з найбільш небезпечних видів держконтролю. Передбачене цим документом збільшення повноважень інспекторів праці та, що теж важливо, їх кількості (проводити перевірки тепер можуть посадові особи не тільки Держпраці та її територіальних органів, а й виконкомів місцевих рад) істотно підвищує ризик такого роду перевірок.

При цьому, незважаючи на очевидність підвищення уваги держави до питань дотримання трудового законодавства, багато підприємств і підприємців все ще не готові до таких перевірок. У багатьох випадках у них немає ні мінімального набору необхідних документів, ні узгодженої з працівниками позиції («легенди»). Це, а також економія на грамотній юридичній підтримки при підготовці документів, при проведенні перевірки та/або при оскарженні її результатів, призводять до сумних наслідків у вигляді великих (до 320 000 грн.) штрафів.

Про те, як зменшити ймовірність проведення на підприємстві перевірки, в першу чергу в формі інспекційного відвідування, з питань праці та як мінімізувати можливі негативні наслідки від її проведення, в тому числі, якщо штрафи таки були накладені - в цій статті.

Як підготуватися до перевірки?

При підготовці до перевірок з питань праці в першу чергу, необхідно правильно оформити правовідносини з усіма працівниками, задіяними на підприємстві. Адже за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час в разі фактичного виконання роботи повний робочий час та/або виплату зарплати без нарахування і сплати ЄСВ та податків ст. 265 КЗпП передбачено один з найбільших штрафів - 30 мінімальних зарплат (96 000 грн.).

Правовідносини із співробітниками можна врегулювати на підставі трудового договору (ТД), на підставі цивільно-правового договору (ЦПД) або шляхом реєстрації таких співробітників як фізичних осіб-підприємців (ФОП) в залежності від обставин.

За ТД працівник зобов'язується виконувати відповідну роботу, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець - виплачувати зарплату не нижче мінімальної і забезпечувати необхідними умовами праці, передбаченими законодавством про працю і трудовим договором. При цьому працівника приймають на роботу для виконання певної роботи (певних функцій) за конкретною кваліфікацією, професією, посадою. За порушення своїх обов’язків працівник несе дисциплінарну і обмежену матеріальну відповідальність.

У той же час, при ЦПД оплачується не процес праці, а його результат. Він визначається після закінчення роботи та оформляється актами здачі-прийому виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких здійснюється їх оплата. При цьому процес організації трудової діяльності залишається за його рамками (працівник може виконувати роботу в будь-який зручний для нього проміжок відведеного йому часу). У разі недосягнення необхідного результату працівник може не отримати обумовлену договором суму або отримати її в неповному обсязі, а також несе ризики матеріальної відповідальності за завдані замовнику збитки.

Виходячи з цього, з тими співробітниками, які постійно перебувають на території підприємства і щодо роботи яких важливішим є сам процес, ніж результат, правильніше оформляти ТД. Це, звичайно, більш дороге рішення, але зате воно найбільш законно і, до того ж, дозволяє контролювати працівника і процес виконання ним роботи.

Але якщо цього не було зроблено (або недоцільно робити), то оформлення ЦПД є найзручнішим виходом із ситуації. Адже виплата винагороди за ЦПД може здійснюватися і після виконання обумовленого обсягу роботи. До закінчення ж робіт ніяких зобов'язань у підприємства перед працівником (виконавцем) немає: ПДФО та ЄСВ з нього вони утримувати не повинні. До того ж, розмір оплати може бути істотно нижче мінімальної зарплати.

Що ж до варіанту з оформленням співробітника в якості ФОП, то цей варіант особливо вигідний на роботах, що дозволяють дати співробітникам великий обсяг свободи при широкому контакті з людьми (напр., в салонах краси, в роздрібній торгівлі, в ресторанах, кур'єрській службі і т. д.). Цей варіант оформлення правовідносин дає можливість «роботодавцю» заробляти на здачі в оренду торгових або робочих місць, права на використання торгової марки, обладнання та софту, а співробітникам - свободу у виборі способу залучення і обслуговування клієнта та можливість отримати більший заробіток, ніж при фіксованій зарплаті.

Також важливе значення має наявність загальної «легенди». Тобто, пояснення того, чому ті чи інші неоформлені працівники перебувають на території (в офісі, приміщенні) підприємства. Така «легенда», звичайно, повинна бути не тільки загальною, а й правдоподібною. Вибір відповідної «легенди» варто робити виходячи з існуючих умов роботи на підприємстві і знаходження тих чи інших осіб на його території.

Крім того, потрібно пам'ятати про необхідність правильного документального оформлення відповідних правовідносин. Для укладення ЦПД досить письмово укласти договір зі співробітником. ТД можна оформити або письмовим документом, або заявою і наказом, але при цьому потрібно обов'язково повідомити про прийняття працівника орган ДФС і внести відповідний запис про прийом на роботу в трудову книжку. Якщо ж обраний варіант з ФОП, то відповідний співробітник повинен зареєструватися у відповідній якості та, бажано, перейти на спрощену систему оподаткування.

Що стосується інших аспектів дотримання трудового законодавства, то в разі, якщо був обраний варіант з ТД, необхідно приділяти особливу увагу:

дотримання термінів виплати зарплати та інших виплат працівникам (інакше можливий штраф до 9 600 грн., пеня і, при наявності умислу, навіть кримінальна відповідальність);
гарантіям в оплаті праці (ЗП не повинна бути меншою за мінімальну, інакше можливий штраф в розмірі 32 000 грн.);
гарантіям і пільгам мобілізованих співробітників (інакше можливий штраф до 32 000 грн.).

Як зменшити ризик проведення перевірки?

Ризики, пов'язані з можливістю проведення трудових перевірок і їх наслідками, в значній мірі залежать від мікроклімату в трудовому колективі.

Якщо атмосфера в колективі здорова, і всі розуміють вигоди і переваги тієї системи організації праці, яка склалася на підприємстві, то ризик скарг, які можуть стати підставою для перевірки, як і ймовірність негативних наслідків таких перевірок істотно знижуються.

Якщо ж члени трудового колективу не задоволені організацією праці з боку роботодавця і бачать явні порушення їх прав з його боку, то вони цілком можуть написати відповідну скаргу до інспекції Держпраці. І саме такі скарги з боку діючих і колишніх працівників мають найбільші шанси завдати шкоди підприємству. Знаючи систему зсередини, вони можуть вказати і на неоформлення правовідносин з ними, і на невідповідність умов договорів реаліям, і на «зарплати в конвертах». Причому чим більше таких скарг буде, і чим більше точнішими і правдивими вони будуть, тим більше погані справи роботодавця.

Тому щоб уникнути трудових перевірок потрібно, в першу чергу, провести правильну психологічну та юридичну роботу з персоналом. Так можна буде не тільки уникнути перевірок, а й зменшити ймовірність «здачі» інтересів підприємства з боку працівників в ході їх проведення.

Крім скарг працівників та інших фізосіб, чиї трудові права були порушені, підставою для проведення перевірок в формі відвідувань можуть бути, в тому числі, такі обставини, виявлені органами ДФС, Пенсійного фонду або Держстату:

невідповідність кількості працівників роботодавця обсягами виробництва (виконаних робіт, наданих послуг) до середніх показників за відповідними видами економічної діяльності. Іншими словами, не може підприємство з одним або парочкою працюють виконувати/надавати непропорційно великий обсяг робіт/послуг;
наявність 30% і більше працівників, які працюють на умовах ЦПД (маються на увазі ті працівники, за яких за умовами таких договорів буде сплачуватися ЄСВ, оскільки інших ПФУ виявити не зможе);
наявність працівників, які працюють у одного роботодавця за ЦПД більше року;
скорочення за місяць 10% і більше працівників на підприємствах з чисельністю працюючих понад 20;
збільшення протягом місяця кількості працюючих на умовах неповного робочого часу на 20% і більше;
відсутність нарахувань заробітної плати у звітному місяці в зв'язку з відпустками без збереження зарплати;
нарахування зарплати нижче мінімальної;
відсутність індексації зарплати;
наявність заборгованості із зарплати та або єдиного соціального внеску.

Також підставою для інспекційних відвідувань можуть бути інші порушення трудового законодавства, виявлені в ході податкової перевірки або правоохоронними органами, повідомлення в ЗМІ або мережі Інтернет.

Виходячи з цього, особливу увагу необхідно приділяти питанням нарахування та виплати офіційної зарплати по ТД і доходів за ЦПД. Зарплата по ТД повинна бути вище мінімальної, індексуватися і сплачується вчасно. А офіційні доходи за ЦПД - не завжди і не масовими. Також потрібно приділяти увагу процедурам скорочення штату, переведення на неповну робочий день, відпусток без зарплати і співвідношенню кількості працюючих з оборотами підприємства.

Як вести себе при перевірці?

Якщо уникнути перевірки не вдалося, то необхідно, як мінімум, простежити за законністю її проведення.

В першу чергу, потрібно перевірити службове посвідчення інспектора праці (його інспектор зобов'язаний пред'явити), уважно вивчивши і, по можливості зафіксувавши його зміст (переписавши або сфотографувавши). Форма такого посвідчення затверджена наказом Мінсоцполітики від 24.05.2017 № 866. Якщо у перевіряючого відсутнє таке посвідчення або наявне посвідчення прострочене або не відповідає затвердженій формі, то підприємство має повне право відмовити в допуску до перевірки.

Також необхідно уточнити форму перевірки. Якщо має місце відвідування в рамках ст. 259 КЗпП і постанови Кабміну від 26.04.2017 № 295, то інших документів перевіряючому не потрібно (попереджати про такі відвідування інспектор теж не зобов'язаний). Якщо ж проводиться планова або позапланова перевірка в рамках Закону «Про основні засади державного нагляду (контролю) у господарській діяльності», то додатково повинні бути пред'явлені наказ і направлення на перевірку. Крім того, планова перевірка повинна бути включена в річний план-графік перевірок, який публікується на сайті територіального управління Держпраці.

Якщо документи інспектора в порядку, то відмовляти йому в допуску до перевірки не варто. Особливо, якщо предметом такої перевірки повинні стати питання допуску працівників до роботи без оформлення трудового договору, незаконне оформлення їх на неповний робочий час та/або виплати зарплати без нарахування і сплати ЄСВ та податків. Адже за таке ст. 259 КЗпП передбачено штраф у розмірі 100 мінімальних зарплат (320 000 грн.). За відмову ж в допуску до перевірки з інших питань штраф набагато нижче: 3 мінімальні зарплати (9600 грн.).

В ході перевірки в формі відвідування інспектор має право входити в будь-які приміщення, де використовується наймана праця; знайомитись з будь-якими документами, ведення яких передбачено законодавством про працю; фіксувати проведення відвідування за допомогою аудіо-, фото і відеотехніки; отримати робоче місце для проведення приватної розмови з працівником. Створення істотних перешкод в реалізації інспектором цих прав може трактуватися ним як недопуск до перевірки з відповідними наслідками. При наявності загрози безпеки інспектора, він також може викликати собі на допомогу правоохоронців.

У той же час, інспектор праці не може:

вимагати будь-які документи або їх копії для передачі третім особам;
вилучати оригінали фінансово-господарських, бухгалтерських чи інших документів, а також комп'ютери та їх частини;
розголошувати комерційні таємниці чи виробничі процеси, з якими він ознайомився під час перевірки;
розглядати або перевіряти питання, які є предметом розгляду в суді, а також перевіряти виконання судових рішень.

Такі дії інспектора під час інспекційних відвідувань прямо заборонені і, при їх виявленні, можуть бути оскаржені.

Якщо до початку інспекційного відвідування інспектор затребує від суб'єкта господарювання певні документи (таке право у нього тепер теж є), то ігнорувати ці запити не потрібно. Навпаки, варто використовувати отриманий час для підготовки таких документів. Якщо якихось документів не вистачає, варто попросити час для їх надання, пославшись на те, що вони знаходяться в іншому місці.

Відсутність документів, ведення яких передбачено законодавством про працю є підставою для складання акту про неможливість проведення перевірки в формі відвідування. У цьому випадку підприємству має бути надано час для відновлення документів.

Відзначимо також, що подібний акт (про неможливість проведення відвідування) складається також у випадках наявності перешкод для проведення відвідування та/або в разі відсутності підприємства за юридичною адресою.

Додатково радимо в ході перевірки максимально обережно відповідати на питання, бажано перед цим скориставшись юридичною допомогою. Окремі аспекти перевірок (зокрема, відвідування інспекторами приміщень підприємств, відповіді на питання та інше) варто знімати на відео. Також необхідно стежити за строками відвідувань: вони не можуть перевищувати 10 робочих днів, а щодо малих підприємств - 2 робочих днів.

Як оскаржити результати перевірки?

За результатами перевірки у формі відвідування інспектори зобов'язані скласти акт, а при виявленні порушень - припис про їх усунення. При незгоді з інформацією, викладеною в акті, суб'єкт господарювання може викласти свої зауваження до нього. Також такі зауваження можуть бути подані протягом 3 робочих днів з дати підписання акта.

Радимо по можливості активно користуватися цим правом і, заручившись юридичною підтримкою, подавати відповідні зауваження до акту. На такі зауваження інспектори зобов'язані надати відповідь протягом 3 робочих днів з дати їх отримання.

Також існує можливість відмови від підписання акту перевірки за результатами відвідування. В цьому випадку інспектори зобов'язані будуть скласти акти та приписи в трьох примірниках, два з яких будуть відправлені суб'єкту господарювання. Останній зобов'язаний буде повернути один з актів і розпорядження протягом 3 робочих днів з дати їх отримання, інакше вони будуть вважатися підписаними ним.

Таким чином, за рахунок непідписання акта можна додатково виграти час на підготовку зауважень до акту, їх документального і юридичного обґрунтування.

Додатковий час на усунення порушень можна також отримати в разі винесення інспекторами за результатами відвідувань приписів про усунення виявлених порушень. У цьому випадку підприємству в приписі буде встановлений строк, протягом якого воно має усунути порушення, щоб не платити штраф. Але за використання праці неоформлених працівників, несвоєчасну або не в повному обсязі виплачену зарплату, недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці штрафи можуть накладатися одночасно з приписами про усунення відповідних порушень.

Оскаржити винесені за результатами відвідувань штрафи можна в адміністративному та / або судовому порядку.

Адміністративний порядок передбачає подачу скарги керівнику або заступнику керівника територіального органу Держпраці. За подачу такої скарги платити нічого не потрібно. Подання такої скарги можливе протягом 10 днів. Термін її розгляду - до 30 днів. На період розгляду припис або вимога припиняють свою дію.

Судовий порядок оскарження передбачає подачу адміністративного позову в адміністративний суд. За подачу такого позову має бути сплачена судовий збір в розмірі 1% від суми штрафу для ФОП і 1,5% для юросіб, але не менше 1 прожиткового мінімуму (1600 грн.). Подача позову можлива протягом 6 місяців після отримання акта, а якщо застосовувався адміністративний порядок оскарження - 1 місяця після отримання відмови в задоволенні скарги. Термін розгляду позову в суді першої інстанції - від 1 місяця до одного року, апеляція - ще від 1 до 6 місяців. На період оскарження штрафні санкції не стягуються.

Висновок

Перевірки з питань праці у формі інспекційних відвідувань нині є одними з найбільш раптових форм державного контролю. Така перевірка може нагрянути в будь-який момент, так як приводів для неї вистачає і попереджати про неї інспектор не зобов'язаний. Більш того, для проведення такої перевірки інспектору досить мати при собі посвідчення. При цьому повноваження щодо аспектів перевірки у нього широкі, а санкції за виявлені порушення - великі. Уникнути їх можна за допомогою правильного оформлення правовідносин з працівниками, єдності робочого колективу і грамотної юридичної підтримки.